‘Eventos online y offline…Ventajas y desventajas’

Amandine Dennetiere, consultora senior en Estudio de Comunicación, nos trae en exclusiva un artículo de opinión en el cual explica las ventajas y desventajas de celebrar eventos online y off line. ¡No te lo pierdas!

“Un evento es una palanca poderosa al servicio de una marca o empresa permitiendo encontrarse con sus públicos y con diferentes alternativas.

Sea cual sea el formato, sus principales objetivos siempre son los de conectar directamente, dar vida a un proyecto o marca y crear un sentimiento de comunidad entre las personas invitadas y las que acuden consiguiendo su interconectividad. Los profesionales de la comunicación y el marketing disponen de un abanico de formatos de eventos mucho más amplio y variado que nunca: presenciales, virtuales o híbridos. Ahora que la puerta está abierta a estos nuevos formatos y volvemos a relacionarnos de formar “habitual”, todas las empresas se preguntan, ¿qué formato de evento es el más apropiado?

La ventaja de celebrar un acontecimiento en un sitio físico reside en que acentúa la creación de un vínculo personal y entran en juego las emociones. La presencia de los invitados permite apelar a sus cinco sentidos. Asistir en persona a un acontecimiento otorga una sensibilidad que nunca el evento online podría ofrecer. Es un formato de comunicación que permite crear una atmósfera que influye en el receptor, desde la elección específica del lugar, la escenografía, el ambiente sonoro, la luz, el catering, las animaciones, etc. La posibilidad de aportar una experiencia humana es una ventaja inigualable que genera intercambios entre los participantes que se reúnen en un mismo lugar. 

Aunque está demostrado que el evento presencial suele tener éxito, la evolución provocada por la pandemia de los eventos virtuales ha cambiado profundamente la forma de valorar los encuentros físicos, y la versión online se ha convertido en una alternativa en auge, puesto que tiene características que se convierten en ventajas: no hay limitaciones de aforo; no hay dilemas en cuanto al lugar y la selección de la ubicación de la celebración; se ahorran gastos porque necesita de menos recursos… 

El sistema de conexión y el manejo de las nuevas tecnologías por muchos usuarios era un freno hace unos años porque no todos los públicos tenían el conocimiento adecuado para poder conectarse y disfrutar de la experiencia. Después de superar una pandemia mundial, que nos forzó, prácticamente a todos, a desarrollar capacidades en este ámbito; y a que el manejo de las herramientas online y las plataformas se han perfeccionado y simplificado, estando hoy en día al alcance de cualquier usuario. 

Para garantizar el éxito e interés de evento online, se requiere tener un especial cuidado con el diseño de un buen guión, que capte la atención del usuario, permitiendo al público no estar «cautivo» frente a su pantalla como podría estarlo en una sala de conferencias. Es muy recomendable también que el acto sea más rítmico, dividido en pequeños bloques dinámicos con ritmos variados para no aburrir a los participantes.  

Otra ventaja del formato online es que permite consultar el contenido del evento permanentemente y deja una huella más duradera en el tiempo. 

Pero, ¿por qué no la combinación hibrida?. En la época anterior a la pandemia, ese formato on/off se limitaba a menudo a una simple retransmisión del evento, pero hoy el evento físico y el digital son totalmente compatibles y complementarios.

Para garantizar el éxito en formatos híbridos, se requiere una doble gestión por sus diferencias técnicas y de organización. La preparación y desarrollo de un plan de comunicación completo, que parta del análisis del público objetivo, sus intereses, sus conocimientos, sus expectativas y manejo de las nuevas tecnologías es la base sólida y fundamental para garantizar el éxito del evento. 

El equipo encargado de la organización deberá coordinar y planificar con todos los actores implicados (ponentes, equipos técnicos, comerciales, desarrolladores portales web, comunity manager, etc…), los diferentes pasos a seguir para garantizar la calidad y el buen desarrollo del evento. Ese día, si el trabajo previo fue gestionado de manera profesional con un equipo operativo eficaz, el evento se desarrollará según lo previsto y el equipo estará disponible y capacitado para reaccionar en caso de contratiempo de última hora.

Hoy en día, las personas están solicitadas en exceso, son exigentes y, sobre todo, están acostumbrados a vivir y compartir sus experiencias en las redes sociales. Un evento presencial, online o hibrido bien enfocado, planificado y organizado siempre ofrecerá al espectador una experiencia única y de interés asegurándonos de esta forma su lealtad y cariño”.

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