Lleve sus notas de gasto de forma cómoda y automática

Notas de gasto

La nota de gastos en cualquier empresa que tenga trabajadores desplazados es un auténtico engorro para los que tienen que justificar los gastos y para los responsables de administración y contabilidad.

La tarea hasta ahora se hacía de forma manual, contabilizando infinidad de tiques de gastos y pequeñas facturas y con el correspondiente informe de Excel. Hay que recopilar mucho papel, clasificarlo, mecanizarlo en el informe de gastos, etc.

Esto supone muchas pérdidas de horas productivas para los comerciales y los técnicos de la empresa, horas que dejan de dedicar a la atención al cliente o a prestar los servicios por los que la empresa cobra.

Son tiempos muertos que no aportan nada a nuestra empresa.

Además esas notas de gastos y ese cúmulo de papel después tienen que ser tratados por el administrativo y contable de la empresa, e incluso puede pasar por el responsable de departamento o gerente para que le dé su visto bueno. En definitiva un trasiego de papel y de mecanización de información como se hacía hace 30 años.

Con Expensya se acabó el papel y la pérdida de horas en tareas improductivas.

Las empresas que confían a Expensya la gestión de sus notas de gastos ahorran todo este tiempo, y llevan de una forma más ordenada la gestión de sus gastos de viajes y desplazamientos.

Y todo ello sin tener que acumular toneladas de papel y usando solo el teléfono móvil. Gracias al potente OCR de la aplicación móvil que se instala cada usuario, la factura en papel queda digitalizada en pocos segundos.

 Con el escaneo se extraen toda la información que necesitamos para la contabilización: datos fiscales del cliente, tipos de IVA, concepto, etc.

Las facturas en papel se convierten en facturas en formato PDF con total validez legal ya que EXPENSYA está homologada por la Agencia Tributaria.

Esta digitalización también supone un ahorro importante en espacio y tiempo dedicados al archivo de papel.

Expensia se integra a la perfección con el programa de contabilidad de la empresa y se vuelcan los datos automáticamente, ahorrando una gran cantidad de horas de trabajo a los contables.

Expensya es una aplicación móvil e internacional

La aplicación la podemos usar en cualquier lugar. Solo necesitamos un teléfono móvil. Podemos escanear facturas en cualquier destino en el que nos encontremos porque es multidivisa.

Incluso funciona cuando no tenemos conexión a internet. La información escaneada se guarda en la memoria de teléfono y se sube a la nube cuando tengamos conexión.  Esto es importante cuando nos encontremos en sitios remotos o sin cobertura porque podemos ir adelantando la tarea sin miedo a perder la información.

Fácil proceso de validación y seguimiento en tiempo real.

A medida que vamos digitalizando información, los responsables de departamento y de administración pueden hacer un seguimiento en tiempo real de los gastos de su personal desplazado y pueden ir revisando y validando, sin esperar a que trabajador vuelva a la oficina.

El panel de control es fácil e intuitivo y se pueden atribuir diferentes roles de control para que se valide por una persona autorizada o más según la necesidad de la empresa.