ADC (Asociación de Consultoras de Comunicación) ha publicado una guía práctica para la realización del briefing óptimo, con el objetivo de hacer más precisos y adecuados a las necesidades del cliente los procesos de selección que se llevan a cabo para elegir agencia de comunicación. Desde el amplio conocimiento y el bagaje profesional que les avala, la Asociación de empresas consultoras en España han diseñado este documento que servirá para que tanto demandantes como candidatos optimicen los procesos de contratación.
El manual es un documento técnico y contiene indicaciones claras para su seguimiento sin entrar en recomendaciones de actuación pues éstas ya se incluyen en el Manual de Buenas Prácticas que la Asociación firmó junto a Dircom y AERCE en 2021. Es decir, con este manual las agencias proporcionan una estructura homogénea y los capítulos necesarios según su experiencia para que después los futuros clientes preparen un briefing que refleje con precisión sus necesidades.
ADC estima que se producen más de 3.000 briefings al año en España en un sector en crecimiento como refleja el último estudio realizado por la consultora Scopen que revela un aumento del 33% en la facturación global anual. En total, el conjunto de las consultoras de comunicación en España facturó 455 millones de euros.
“Hemos visto la necesidad de realizar esta guía práctica, ya que, escuchando a los socios y sus experiencias en múltiples concursos, los briefings tienen carencias importantes en algunos casos, lo que dificulta nuestro trabajo”, explica Ludi García, presidenta de ADC. “Queremos ayudar a que la profesión avance y se profesionalice a niveles máximos tanto por la parte de las consultoras como de los clientes”.
¿Cómo es el briefing perfecto?
Elaborada por expertos de agencias miembros de ADC, está guía destaca los elementos esenciales de un briefing ideal, incluyendo información contextual de la empresa, capacidades requeridas, equipo, experiencia en el sector, presupuesto y el alcance del proyecto. “La iniciativa surge debido a la variabilidad y a menudo insuficiencia de la información proporcionada en los concursos y para proporcionar a las agencias una estructura de briefing que puedan compartir con los potenciales clientes, con el respaldo y credibilidad de la institución de referencia en el sector”, comenta Luis Dorado, Socio director de la agencia Asesores y co-impulsor del proyecto dentro de ADC.
El objetivo de ADC es optimizar el proceso de selección, permitiendo a los demandantes de servicios realizar briefings más completos y precisos, lo que a su vez facilita a los candidatos la demostración de sus capacidades de manera más alineada con las necesidades específicas de cada cliente.
El briefing óptimo debe incluir definición del proyecto, objetivos, audiencia, ámbito geográfico, servicios del contrato, política de proveedores, cumplimiento normativo y remuneración. La guía presentada por ADC resalta la importancia de definir claramente los criterios de evaluación y qué peso tiene cada uno de ellos de cara a la decisión final del proceso, qué capacidades técnicas debe tener el equipo, cuál va a ser la modalidad de presentación de la oferta o los hitos más importantes que se van a desarrollar.
En el ámbito presupuestario, ADC propone que las empresas convocantes incluyan estimaciones para el cálculo de los honorarios, sugiera cuando sea necesario el desglose de costes, condiciones de pago y cálculo del presupuesto para la duración del contrato.
Por último, la Asociación considera que en muchas ocasiones los briefings no son claros en la definición de cuestiones básicas de cada proyecto y propone que se especifique claramente cuáles son los hitos, número de concurrentes, fechas clave, modalidad de presentación y contenidos complementarios de la oferta.
La Guía práctica para la realización del Briefing Optimo está disponible para los asociados de ADC y de acceso libre para cualquier agencia o empresa contratante en la web de ADC www.asociacionadc.org
