Gestiona mejor los gastos de tu agencia de publicidad o marketing

Si tienes una agencia de publicidad o marketing o trabajas en una gran empresa que tiene este departamento interiorizado, sabes que existen muchos gastos todos los meses asociados a tus proyectos digitales. Hay que pagar herramientas de SEO y SEM, campañas de publicidad de Adsense, eventos, pagos a colaboradores y agencias de marketing de contenidos, suscripciones diversas, etc.

Todos estos pagos se gestionan directamente por los responsables de los programas, bien sea con tarjetas o transferencias bancarias. Y, muchas veces, estos realizan los pagos y se olvidan de pedir la factura, o la guardan en su ordenador o en un cajón y no terminan en el departamento de contabilidad.

Esto supone un gran problema porque dificulta el cierre del IVA, la contabilidad general de la compañía y la contabilidad analítica del proyecto, lo que impide imputar los costes al departamento o campaña correspondiente, y no sabemos lo que hemos ganado realmente.

Cómo controlar mejor los gastos de tu equipo y llevar una contabilidad adecuada

La solución la tenemos utilizando una cuenta de empresa como la que ofrece Qonto, que permite asociar subcuentas a tu cuenta principal, y gestionar de forma rápida e intuitiva los pagos, las facturas y recibos y los informes de gastos de cada departamento.

Qonto es un neobanco digital y especializado en emprendedores y empresas, tanto físicas como digitales. Con Qonto podemos abrir una cuenta fácilmente y completamente online en muy pocos minutos. Con esa cuenta, tendremos un IBAN en el que domiciliar recibos y pagar todas nuestras facturas. También asociamos a nuestra cuenta todas las tarjetas físicas y virtuales que necesitemos para cada proyecto.

Tarjetas de empresa para los gastos de equipo

Podemos asignar una tarjeta empresa a un equipo y controlar todos los gastos de ese departamento desde la misma aplicación, ya que permite elaborar completos informes de gastos, registrar y escanear facturas dentro del propio pago con tarjeta y conectar los movimientos con aplicaciones externas de contabilidad. Incluso con nuestra asesoría online. Todo esto facilita enormemente el trabajo de contabilidad analítica de cada departamento y proyecto, y también la contabilidad general de la empresa.

El usuario de la tarjeta solo tiene que hacer una foto a la factura o ticket con el móvil, asociarla al pago y ya se podrá contabilizar directamente en el proyecto adecuado. También incluye un sistema de notificaciones entre miembros del equipo, por ejemplo, para recordar a uno de ellos que suba la factura o categorice los gastos que ha realizado este mes.

Se pueden establecer límites económicos diferentes para cada una de las tarjetas, así controlamos los gastos de cada departamento. Y si tenemos diferentes IBAN, podemos asociar cada tarjeta al IBAN que más nos interese para nuestro control.

La cuenta Qonto se gestiona desde la web o desde aplicación móviles, tanto para Android como Iphone. Qonto permite asociar tarjetas virtuales o físicas a las aplicaciones de Google Pay y Apple Pay, lo que permite pagar fácilmente con el móvil en cualquier tienda.

El gran valor diferencial que tiene esta cuenta es que permite llevar de forma más intuitiva y eficiente toda la gestión financiera de nuestra empresa. Nos permite hacer pagos y recibir cobros, pero también facilita la labor de contabilidad y control necesario cuando trabajamos con distintos proyectos.

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